Kom i kontakt

Kursplan

Medvetenhet om processdigitalisering och långtidsbevarande

  1. Kontext kring digitalisering:
    • Information Lifecycle Management (ILM).
    • Skillnader mellan digitalisering (process), digitalisering (processomvandling) och elektronisk arkivering.
  2. Regulatoriska ramar:
    • Juridiska krav på dokumenthållning (preskriptionstider).
    • Regleringsmässig efterlevnad (GDPR, HIPAA, lokala lagar).
    • Avtalsmässiga och försäkringsmässiga aspekter gällande dataintegritet och bevarande.
  3. Värdet av arkivering:
    • Kostnadsbesparing och optimering av utrymme.
    • Forsetning av verksamhet och återhämtning vid katastrofer.
    • Förbättrad organisatorisk flexibilitet och beslutsfattande.
  4. Risker och hot:
    • Identifiering av risker: Teknisk föråldring, dataförlust, obehörig åtkomst.
    • Metodologier för riskanalys av digitala arkiv.
  5. Workshop 1: Utvärdering av nuvarande status för informationshantering i en organisation.

Metodologiska aspekter av ett digitaliseringsprojekt (Del I)

  1. Projektstart:
    • Definiering av projektets omfattning för digitalisering.
    • Stakeholder-analys och organisationsuppdrag.
  2. Behovsanalys:
    • Funktionella krav: Sökning, åtkomst, säkerhet och interoperabilitet.
    • icke-funktionella krav: Prestanda, lagringskapacitet och formatbevarande.
  3. Klassificering av information:
    • Kategorisering av dokument (Aktiv, Inaktiv, Historisk).
    • Upprättande av klassifikationsscheman och taxonomier.
  4. Val av partners och leverantörer:
    • Förberedelse av upphandlingsunderlag (RFP - Request for Proposal).
    • Kriterier för val av leverantörer (SLA:er, revisionsloggar, långsiktig hållbarhet).
  5. Workshop 2: Utkast till Projektuppdrag och Behovsdokument för ett digitaliseringsinitiativ.

Metodologiska aspekter av ett digitaliseringsprojekt (Del II)

  1. Digitaliseringsprocesser:
    • Arbetsflöde: Insamling, indexering, verifiering och överföring.
    • Kvalitetsstandarder för digitaliserade filer (Upplösning, färg, OCR-kvalitet).
  2. Metadata och indexering:
    • Metadatamodeller (Dublin Core, METS).
    • Vikten av metadata för sökbarhet och bevarande.
  3. Lagring och bevarande:
    • Fysiska vs. logiska lagringsstrategier.
    • Formatbevarande (t.ex. PDF/A, XML) för att förhindra föråldring.
    • Bitnivåhantering och integritetskontroller.
  4. Validering och överlämning:
    • Acceptanskriterier för digitaliserat innehåll.
    • Omförgång från pappersbaserade till digitala arbetsflöden.
  5. Workshop 3: Design av ett Metadatamodell och checklista för kvalitetssäkring.

Lösningar och dokumentation

  1. Lösningar för elektronisk arkivering:
    • DMS (Document Management Systems) vs. ERMS (Electronic Records Management Systems) vs. ARMS (Archive Records Management Systems).
    • Val av lösning utan att fastna i tekniska detaljer (fokus på arkitektur och funktionalitet).
  2. Säkerhet och åtkomstkontroll:
    • Rollerbaserad åtkomstkontroll (RBAC).
    • Kryptering (i vila och under överföring).
    • Revisionsloggar och användarloggning.
  3. Hämtning och sökning:
    • Avancerade sökfunktioner (Boolean, facetterad sökning).
    • Säkerställa data tillgänglighet över längre perioder.
  4. Juridiska och avtalsmässiga aspekter vid lagring:
    • Säkerställa det "originala" tillståndet för elektroniska dokument (Custody Chain).
    • Hantering av juridiska beslag och stöd vid rättsprocesser.
  5. Workshop 4: Utvärdering av en leverantörs lösning baserat på metodologiska kriterier.

Utveckling, styrning och certifieringsexamen

  1. Styrning av data:
    • Upprättande av riktlinjer för datalagring och utrotning.
    • Säkerställa efterlevnad och revisionsbarhet.
    • Styrningsmodeller och styrningskommittéer.
  2. Framtidstrender och teknologier:
    • AI och maskininlärning inom arkivering (automatisk klassificering).
    • Molnbaserad arkivering och Distributed Ledger Technology (Blockchain).
    • Hållbarhet inom digital arkivering.
  3. Studiefall:
    • Genomgång av verkliga framgångs- och misslyckandehistorier.
  4. PECB Certifieringsexamen:
    • Teoretisk examen för att certifieras som PECB-certifierad Lead Digitalization and Electronic Archiving Manager.

Krav

  • Ingen specifik teknisk examen krävs i förväg, men erfarenhet av allmänna kontorsprocesser är gynnsamt.
  • Deltagarna bör vara beredda att leda och hantera team, eftersom detta är en certifiering på Lead-nivå.
 35 Timmar

Antal deltagare


Pris per deltagare

Vittnesmål (4)

Kommande Kurser

Relaterade Kategorier